Współpraca z zagranicznymi kancelariami

Tak — to fundament naszej współpracy. Nie kontaktujemy się z Waszym klientem poza zakresem powierzonej sprawy i nie przejmujemy relacji. Klient pozostaje Waszym klientem od pierwszego dnia do zamknięcia sprawy. Ta zasada obowiązuje niezależnie od tego, czy pracujemy jednorazowo, czy jako Wasz stały zespół. Wasza kancelaria pozostaje jedynym właścicielem relacji z klientem.

Działamy na zasadzie non-solicitation i traktujemy Waszą kancelarię jako klienta. W praktyce znaczy to, że nie proponujemy Waszemu klientowi własnych usług i nie wychodzimy do niego poza sprawą. Zakres kontaktu z klientem uzgadniamy z Wami z góry. Jeśli klient sam zwróci się do nas bezpośrednio, odsyłamy go do Was. Dzięki temu nawet po latach współpracy Wasz klient kojarzy polską część sprawy z Waszą kancelarią, a nie z naszą marką. Nie budujemy własnej relacji handlowej z Waszym klientem po zakończeniu sprawy.

Raportujemy do Was, a nie ponad Waszą głową. Wszystkie ustalenia, pisma i decyzje procesowe trafiają najpierw do Waszego zespołu. To warunek długoterminowego zaufania, na którym zależy nam bardziej niż na pojedynczej sprawie. Model współpracy z zagranicznymi kancelariami działa tylko wtedy, gdy partner ma pewność, że jego relacja jest bezpieczna.

W modelu, który Wam pasuje i który mieści się w zasadach etyki: stawka godzinowa, wycena za projekt albo uzgodniony podział wynagrodzenia tam, gdzie jest dopuszczalny. Model wybieramy razem z Wami, zależnie od rodzaju sprawy i tego, jak sami rozliczacie się z klientem. Zawsze zaczynamy od pytania, co jest dla Was wygodne rozliczeniowo.

Stawka godzinowa sprawdza się przy sprawach o nieprzewidywalnym przebiegu, na przykład w sporze sądowym. Wycena za projekt daje Wam pewność kosztu z góry — przy due diligence, opinii albo typowej transakcji. Przy dłuższych projektach możemy ustalić budżet z góry i sygnalizować, gdy zbliża się do granicy, żeby koszt nie był dla Was zaskoczeniem. Możemy też łączyć modele — na przykład ryczałt za obsługę bieżącą i stawkę godzinową za spory. Podział wynagrodzenia stosujemy tylko tam, gdzie pozwalają na to zasady etyki obu stron.

Zasady dzielenia wynagrodzenia między prawnikami różnią się w zależności od jurysdykcji, dlatego ustalamy to na starcie, przejrzyście i na piśmie. Zapisujemy stawki, zakres i sposób fakturowania, zanim zaczniemy pracę. Nie doliczamy ukrytych narzutów ani opłat, o których nie wiecie z góry. Dzięki temu koszt polskiej części sprawy jest dla Was przewidywalny.

Po polsku, angielsku i niemiecku — w mowie, w dokumentach i w raportowaniu. Cała komunikacja z Waszym zespołem może toczyć się w Waszym języku roboczym, bez pośredników. W praktyce nie potrzebujecie własnego tłumacza do kontaktu z nami. Rozmowy, telekonferencje i bieżące ustalenia prowadzimy po angielsku lub po niemiecku. Możemy też dołączać do rozmów z Waszym klientem, jeśli chcecie, żeby polski prawnik był obecny.

Prowadzimy korespondencję i sporządzamy dokumenty w Waszym języku roboczym. Postępowanie przed polskim sądem toczy się po polsku — pisma procesowe składamy w języku polskim, tak wymaga procedura. Każde takie pismo tłumaczymy i wyjaśniamy, żebyście wiedzieli, co zostało złożone i dlaczego. Terminologię prawniczą tłumaczymy funkcjonalnie, wskazując polski odpowiednik i jego znaczenie. Na życzenie dołączamy do pism krótkie streszczenie w Waszym języku, żeby nie trzeba było czytać całości po polsku.

Raporty ze stanu sprawy piszemy w Waszym języku i w formacie, do jakiego jesteście przyzwyczajeni. Przy egzekucji zagranicznego wyroku dokumenty obcojęzyczne wymagają tłumaczenia przysięgłego na polski — organizujemy je i pilnujemy terminów. Jeśli w sprawie pojawia się trzeci język, organizujemy tłumaczenie tak, żeby Wasz zespół pracował dalej po angielsku lub niemiecku. Dzięki temu na żadnym etapie nie tracicie kontroli nad treścią sprawy.

Tak — sporządzamy legal opinions o prawie polskim na potrzeby transakcji, finansowań i postępowań. Opinia potwierdza na piśmie, jak dana kwestia wygląda w świetle prawa polskiego, na użytek Waszego zespołu i drugiej strony. Wydajemy ją pod firmą kancelarii i podpisem radcy prawnego albo adwokata prowadzącego sprawę. Nie jest to ogólny komentarz, lecz stanowisko, na którym można się oprzeć w obrocie.

Najczęściej dotyczą one zdolności i umocowania polskiej spółki, ważności zabezpieczeń albo skuteczności zobowiązań w umowie. Przy finansowaniu opinia jest zwykle warunkiem uruchomienia środków przez bank lub inwestora. Zakres każdej opinii zależy od pytań, na które druga strona oczekuje odpowiedzi. Możemy ją też zaktualizować, jeśli między uzgodnieniem a zamknięciem zmienią się okoliczności. Uzgadniamy też z Wami, do kogo opinia jest adresowana i kto może się na nią powołać.

Opinie przygotowujemy w standardzie akceptowanym przez zagraniczne strony i instytucje finansujące, z jasno zakreślonymi założeniami i zastrzeżeniami. Każde założenie i wyłączenie opisujemy wprost, żeby druga strona wiedziała, za co bierzemy odpowiedzialność. Jeśli potrzebujecie opinii pod konkretną transakcję, dostosowujemy jej zakres do wymogów drugiej strony. Formę, adresata i datę graniczną ustalamy tak, żeby pasowały do harmonogramu Waszej transakcji.

Zagraniczne orzeczenie wykonujemy w Polsce trzema ścieżkami, zależnie od jego źródła: wyrok z UE na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis, wyrok arbitrażowy — konwencji nowojorskiej z 1958 r., a wyrok spoza UE w postępowaniu o uznanie i wykonanie. Każda z tych dróg kończy się egzekucją prowadzoną przez polskiego komornika.

Wyrok z innego państwa UE jest wykonalny w Polsce bez odrębnego stwierdzenia wykonalności. Wystarczy orzeczenie i zaświadczenie z sądu pochodzenia — z nimi idziemy wprost do polskiego komornika. Dłużnik może się bronić, ale ciężar zainicjowania sporu spoczywa na nim, nie na Was. W praktyce od otrzymania kompletu dokumentów do wszczęcia egzekucji droga jest krótka. Sprawdzamy przy tym, czy dłużnik ma w Polsce majątek, z którego da się prowadzić egzekucję.

Dla wyroków arbitrażowych i orzeczeń spoza UE prowadzimy postępowanie o uznanie i wykonanie przed polskim sądem. Konwencja nowojorska z 1958 r. zawęża podstawy odmowy uznania wyroku arbitrażowego do wąskiego katalogu, co czyni je stosunkowo przewidywalnymi. Sąd nie bada takiej sprawy ponownie co do meritum — sprawdza tylko przesłanki uznania. Po uzyskaniu klauzuli albo postanowienia o uznaniu kierujemy sprawę do egzekucji komorniczej. Jeśli druga strona kwestionuje wykonanie, prowadzimy spór o uznanie i bronimy skuteczności Waszego orzeczenia w Polsce.

Przy sprawach pilnych — zabezpieczeniu roszczenia albo biegnącym terminie procesowym — reagujemy w ciągu jednego do dwóch dni roboczych. W tym czasie potwierdzamy, czy możemy wejść, i wskazujemy pierwsze kroki. Pilne sprawy traktujemy priorytetowo względem prac o elastycznym terminie. Nie znaczy to, że składamy pismo w dwa dni — znaczy, że w tym czasie sprawa jest w rękach zespołu.

Pierwsza czynność to zawsze sprawdzenie konfliktu interesów — bez tego nie ruszamy. Równolegle ustalamy, jaki termin biegnie i ile realnie zostało czasu. Jeśli grozi jego upływ albo potrzebne jest zabezpieczenie, priorytetyzujemy sprawę i od razu mówimy, czego potrzebujemy z Waszej strony. Uczciwie mówimy też, gdy czasu jest za mało, żeby coś sensownie przygotować.

Do pilnego wejścia potrzebujemy zwykle pełnomocnictwa, podstawowych dokumentów sprawy i danych drugiej strony. Wniosek o zabezpieczenie da się złożyć szybko, o ile mamy komplet informacji. Jeżeli sprawa wymaga tłumaczenia dokumentów, uruchamiamy je od razu, równolegle z przygotowaniem wniosku. Gdy sprawę prowadzi już inna kancelaria za granicą, wchodzimy jako polski local counsel i przejmujemy tylko część krajową. Im wcześniej się odezwiecie, tym więcej opcji zostaje na stole — przy terminach sądowych liczą się dni, nie tygodnie.

Przed przyjęciem sprawy sprawdzamy konflikt interesów, a poufność chronimy zgodnie z zasadami etyki polskiej adwokatury i radców prawnych. Oba te obowiązki wynikają wprost z kodeksów etyki zawodowej, a nie tylko z umowy z Wami. To standard, którego zagraniczne kancelarie oczekują od polskiego partnera.

Konflikt weryfikujemy, zanim poznamy szczegóły sprawy — po stronach i podmiotach powiązanych, które nam wskażecie. Wszystko, co nam przekazujecie na tym etapie, jest już objęte poufnością. Jeśli wykryjemy konflikt, mówimy o tym od razu i albo nie przyjmujemy sprawy, albo proponujemy rozwiązanie zgodne z zasadami etyki. Przy stałej współpracy prowadzimy tę weryfikację przy każdej nowej sprawie osobno.

Informacje Waszego klienta traktujemy jak tajemnicę zawodową i nie wykorzystujemy ich poza powierzoną sprawą. Tajemnica radcy prawnego i adwokata jest w Polsce chroniona ustawowo i nieograniczona w czasie. Obowiązek jej zachowania trwa także po zakończeniu sprawy. Na Wasze życzenie podpisujemy też odrębną umowę o poufności, jeśli tego wymaga Wasz klient albo wewnętrzne procedury Waszej kancelarii. Dostęp do materiałów zawężamy do osób, które faktycznie przy niej pracują. Dzięki temu Wasz klient jest chroniony na tym samym poziomie, co u Was.

Tak — regularnie pracujemy dla kancelarii i klientów z USA, Wielkiej Brytanii i innych rynków spoza UE. Sprawa spoza UE nie zmienia naszej roli: prowadzimy część polską i raportujemy do Was. Dla wielu takich kancelarii jesteśmy pierwszym punktem kontaktu, gdy sprawa ich klienta dotyka Polski. Współpraca poza UE jest dla nas codziennością, nie wyjątkiem.

Znamy różnice proceduralne i dowodowe między systemem polskim a common law i tłumaczymy je Waszemu zespołowi, żeby nie było niespodzianek. Polska procedura cywilna nie zna szerokiego discovery — dokumenty gromadzi się inaczej, a sąd ma większą kontrolę nad postępowaniem dowodowym. Świadka przesłuchuje się według reguł polskich, nie na wzór cross-examination. Każdą taką różnicę pokazujemy na konkretnym przykładzie z Waszej sprawy.

Uprzedzamy o tych różnicach na starcie, zanim staną się problemem w toku sprawy. Wyjaśniamy też, jak w Polsce wygląda egzekucja orzeczenia spoza UE — przez postępowanie o uznanie i wykonanie przed sądem. Tam, gdzie ma to znaczenie, wskazujemy skutki podatkowe albo sankcyjne po stronie polskiej. Gdy trzeba, koordynujemy stanowisko polskie z Waszą strategią w common law, żeby oba tory prowadziły do jednego celu. Dzięki temu Wasz zespół i klient wiedzą, czego się spodziewać.

Najczęściej: spory i egzekucję w Polsce, polską stronę transakcji i due diligence, zakładanie podmiotów oraz opinie o prawie polskim. To cztery obszary, w których zagraniczna kancelaria najczęściej potrzebuje lokalnego partnera. Rzadziej, ale regularnie, dochodzą sprawy pracownicze, nieruchomościowe i regulacyjne z elementem polskim.

W sporach jesteśmy local counsel przed polskim sądem albo w arbitrażu i doprowadzamy sprawę do egzekucji. Przy transakcjach prowadzimy polską stronę — negocjacje, dokumentację i closing — oraz due diligence polskich podmiotów i aktywów. Zakładamy też spółki i oddziały klientów zagranicznych i wydajemy opinie o prawie polskim. W każdej z tych spraw pozostajemy w koordynacji z Waszym lead counsel. Prowadzimy też sprawy pracownicze, compliance i ochronę własności intelektualnej, gdy pojawiają się przy głównej sprawie.

Łączy je jedno — potrzeba zespołu, który zna polskie realia i potrafi je wyjaśnić w Waszym języku. Zakres dopasowujemy do konkretnej sprawy, od jednej czynności po pełne prowadzenie. Jeśli czegoś nie robimy sami, mówimy to wprost i wskazujemy właściwego specjalistę. Taki układ chroni Waszą reputację wobec klienta, bo za polską częścią stoi ktoś, kto realnie ją zna. Dla stałych partnerów utrzymujemy jeden punkt kontaktu do całej polskiej części, niezależnie od tego, ilu obszarów dotyka sprawa.